Pour activer le module, cliquez en haut à droite sur vos initiales, puis sur . Une fois dans l'administration, allez dans pour afficher la liste des modules.
Le module Mandats de prélèvement est dans la liste des modules de comptabilité. Quand vous l'avez trouvé, cliquez dessus pour l'activer s'il ne l'est pas encore.
La configuration se trouve directement dans le module là où vous l'avez activé, et aussi dans .
Vous pouvez ici configurer la numérotation des mandats et des ordres de prélèvement. Une numérotation est déjà automatiquement proposée.
Pour pouvoir générer des ordres de prélèvement, il faut tout d'abord qu'une banque soit renseignée dans Hello Harel. Toujours dans l'administration, rendez-vous dans .
À cet endroit, vous devez renseigner au moins une banque. Dans cette banque, vous devrez indiquer l'IBAN et de BIC de votre compte.
Ceci fait, il faudra configurer un moyen de paiement pour les prélèvements.
Pour ce faire, cliquez sur pour afficher la liste des moyens de paiement qui peuvent être utilisés pour vos encaissements.
À cet endroit, vous devez créer au moins un moyen de paiement de type prélèvement.
Cliquez sur Nouveau moyen de paiement et choisissez Prélèvement. Ce moyen de paiement est lié à votre compte bancaire.
Indiquez maintenant votre identifiant créancier. Cette valeur est donnée par votre banque. Il faut l'écrire sans espaces à cet endroit.
Il est possible de créer un prélèvement pour plusieurs banques. Il faudra indiquer l'identifiant créancier pour chacune des banques.
Le module est désormais configuré, il faut maintenant renseigner les mandats de prélèvement dans les fiches des clients.
Les mandats de prélèvement se créent à partir des fiches clients. Cliquez dans la barre du haut sur , puis sur .
Cliquez sur un client, puis sur l'onglet . Dans la vignette Mandat de prélèvement, vous pouvez créer un mandat de prélèvement pour ce client, et consulter le ou les mandats existants.
Cliquez sur pour créer un nouveau mandat de prélèvement.
Vous pouvez générer le numéro de mandat automatiquement en fonction du schéma de numérotation renseigné dans la configuration du module, ou en saisir un manuellement.
Ensuite, vous pouvez choisir la banque à laquelle est associé ce mandat de prélèvement, parmi les comptes que vous avez créés.
Enfin, vous pouvez envoyer le mandat de prélèvement à remplir à un ou plusieurs contacts de ce compte client. Ils recevront un lien et n'auront plus qu'à remplir et signer le mandat de prélèvement électroniquement.
Vous pouvez aussi remplir ces informations manuellement, par exemple pour renseigner vous-même un mandat de prélèvement qui avait déjà été généré et signé précédemment. Dans ce cas-là, n'envoyez pas le mandat de prélèvement à votre client : ne cochez pas de cases et ne saisissez pas d'adresse e-mail.
Lorsque vous cliquez sur Générer un mandat, votre mandat de prélèvement est généré, mais il est encore vide : il manque les informations du client et la date de signature.
Lorsque vous venez de créer un mandat de prélèvement, l'icône s'affiche à côté : elle signifie que le mandat est incomplet.
Si vous cliquez sur à côté du bouton Afficher, le bouton Éditer manuellement apparaît.
Vous pouvez en cliquant sur ce bouton ajouter manuellement les informations nécessaires au mandat de prélèvement : BIC et IBAN du client, date de signature. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer.
L'icône à côté du mandat est maintenant : votre mandat de prélèvement est complet. Si vous cliquez sur Afficher, toutes les informations figurent maintenant sur votre mandat de prélèvement.
Vous pouvez supprimer un mandat de prélèvement grâce au bouton Supprimer qui apparaît lorsque vous cliquez sur à côté du bouton Afficher.
Vous pouvez aussi créer d'autres mandats de prélèvement pour le même client (par exemple pour deux banques différentes).
Une fois votre mandat de prélèvement rempli, vous pouvez générer des ordres de prélèvement.
Rendez-vous dans la liste des factures en cliquant sur dans la barre du haut, puis .
Vous pouvez maintenant sélectionner une ou plusieurs factures impayées de ce client et en cliquant sur en bas à droite, le bouton Télécharger l'ordre de prélèvement apparaît.
Quand vous cliquez dessus, vous constaterez que le mandat est renseigné. Vous pouvez maintenant télécharger l'ordre de prélèvement grâce au bouton Télécharger l'ordre. Une fois téléchargé, il ne vous reste plus qu'à le transmettre à votre banque !